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Jun 10, 2023

Usando a tecnologia RFID para manter o controle de documentos originais

Por Legal Futures Associate iCompli No primeiro blog sobre este tópico, nós corremos

Por Legal Futures Associate iCompli

No primeiro blog sobre este tópico, analisamos os desafios que os escritórios de advocacia enfrentam como guardiões de talvez muitos milhares de documentos originais. Normalmente, são testamentos ou documentos imobiliários que devem ser preservados perpetuamente e produzidos conforme necessário.

Eles são insubstituíveis e de alto valor. Perdê-los arrisca a reputação da empresa, processos por imperícia e violação da ética profissional. Como tal, as melhores práticas de governança da informação determinam que as empresas devem fazer um inventário regularmente. Infelizmente, é mais fácil dizer do que fazer. Usando a tecnologia de código de barras de hoje, requer a leitura física de cada código de barras. Esta é uma tarefa trabalhosa que pode levar vários meses para ser concluída se milhares de arquivos tiverem que ser manipulados individualmente. No último blog, apresentamos a ideia de usar a tecnologia RFID para essa tarefa inevitável. É assim que funciona.

As tags RFID são minúsculos chips que contêm informações exclusivas que podem ser lidas remotamente por leitores RFID. Os leitores usam ondas de rádio para transmitir sinais que "despertam" tags que então enviam uma onda de rádio de volta.

As etiquetas RFID estão por toda parte. Eles controlam o gado, os veículos e as pessoas: por exemplo, eles são usados ​​para rastrear e cronometrar corredores de maratona com precisão. Eles são usados ​​na área da saúde, manufatura e vendas no varejo: por exemplo, eles geralmente são presos a garrafas de vinho para rastrear sua jornada da fábrica de garrafas ao supermercado. E eles são amplamente usados ​​em logística de carga e cadeia de suprimentos para rastreamento de ativos e controle de estoque.

Essa onipresença é possível porque as tags são baratas – as tags que usamos custam menos de 20 centavos cada. Além disso, os sistemas RFID tornaram-se flexíveis, principalmente porque os leitores RFID agora podem ser portáteis. Os sistemas mais antigos dependiam de tags que passavam por um portal habilitado para RFID. Isso não é mais o caso.

Além disso, a leitura de tags é extremamente rápida. Usamos leitores portáteis que localizam tags em menos de 100 milissegundos – sem exigir linha de visão direta. Isso faz toda a diferença para os escritórios de advocacia que precisam acompanhar a documentação de alto valor.

A adoção de RFID é direta para as empresas. O primeiro passo é realizar um inventário da maneira usual, mas desta vez anexando etiquetas RFID a todos os arquivos necessários. Em seguida, basta digitalizar o código de barras e a etiqueta RFID consecutivamente. Os dados do código de barras são enviados por Bluetooth para o seu dispositivo, seja ele um smartphone, laptop, tablet ou desktop. O software então compila automaticamente um inventário de RFID para uso futuro.

Os inventários subsequentes são rápidos e fáceis. Você aciona o leitor nas proximidades das etiquetas, observando que nosso sistema tem um alcance operacional efetivo de até 30 metros, podendo trabalhar através de vidro e madeira (mas não de metal). Devido à velocidade com que o RFID funciona, um cliente descobriu que é possível reduzir a tarefa de três meses de verificação c. 40.000 pastas em menos de uma hora.

Se um documento não puder ser encontrado, você deve adivinhar onde ele pode estar e, em seguida, ativar o leitor nesse local. Outra vantagem do RFID é que você nem precisa mexer nas pilhas de papel na mesa de alguém - embora as portas de armários de metal devam ser abertas, se necessário. Por meio de sua velocidade, economia e flexibilidade, o RFID pode permitir que sua empresa realize inventários de documentos rápidos, confiáveis ​​e frequentes. Faz muito sentido para gerenciar documentos físicos críticos.

Para saber mais sobre como os avanços na tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID) podem oferecer uma maneira altamente eficaz e economizadora de tempo para rastrear peças vitais de papel, participe do nosso ILTA Product Briefing, onde Chris Giles, da LegalRM, demonstrará como o iCompli pode proteger eficientemente sua documentos das empresas. Clique aqui para se cadastrar.

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